顧客管理、名刺データ化、案件や引き合い管理、受注や売上や請求などの販売管理、財務会計、そして、勤怠や給与計算など、業務に役に立つクラウドサービスが続々と登場してきました。今までは、自社でデータベースサーバなどのハードウェアを設置したり、パッケージソフトをインストールしていましたが、その構築作業は不要となり、利用料を支払えばすぐにインターネット上で利用することができるようになります。
また、これらの業務系クラウドサービスは、他のクラウドサービスと連携できる機能も有しており、中にはプログラミング不要で、データ連携できるクラウドサービスもあります。
IT技術者の確保が難しい企業にとっては、こうしたクラウドサービスの利用は大きなメリットがあると言えます。
しかしながら、自社の業務をクラウドサービスで実現させるためには、複数の業務系クラウドサービスを利用することになります。顧客データや案件データ、売上データ、請求データ、入金データ、会計データをどのように、結び付けて業務系クラウドサービスを連携させれば良いのか、これが難しいのです。
例えば、クラウド型販売管理サービスに売上データを登録したとします。同時に会計クラウドに売掛の仕訳レコードが登録されます。売上に対して請求書を発行し、指定銀行口座に入金があったとします。営業マンは、入金あったことをいつも利用しているクラウド型販売管理で通知を受けたいと考えるし、経理部はクラウド会計でネットバンキングによる入金データを取得するでしょう。クラウド会計からクラウド型販売管理へ入金情報を連携すれば実現はできますが、入金が前月の未払い分と合算されていたら、どうでしょうか。売掛残高をクラウド型販売管理とクラウド会計の両方で管理することになり、データと機能が重複することなります。さらに、両クラウドでの残高突合も必要になり、業務も複雑になります。
クラウド型販売管理とクラウド会計の間での機能のすみわけ、そして、アナログで残る業務、これらをうまく設計する必要があるのです。
弊社のクラウド導入経験をもとに、クラウド型販売管理とクラウド会計を中心した、業務系クラウドサービス導入の勘所をまとめました。
業務系クラウドサービスをご検討中の企業様の一助になれば幸いです。
（随時、更新しております。）
※一般的な会計システムをこのWebサイトでは「クラウド会計」と記載しております。読み替えて、お読み頂いても結構です。
株式会社アイティーフィット 小沢広文
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